Elektronischen Kommunikationsregeln

Elektronischen Kommunikationsregeln

Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation mit dem Wohnungsverein Hagen

Der Wohnungsverein Hagen bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen, unverschlüsselten Kommunikation mit den Mitarbeitern, den Arbeitsgruppen und Projektteams des Wohnungsverein Hagen. Eine verschlüsselte Kommunikation ist nur mit der primären, persönlichen Mailadresse der Mitarbeiter möglich. Arbeitsgruppe, Abteilungen und Projektteams sind hiervon ausgenommen.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Unverschlüsselte E-Mails können an alle eingerichteten E-Mailadressen verschickt werden, sofern entsprechende Formate (siehe Absatz Formate) verwendet werden. Um verschlüsselte E-Mails verschicken zu können ist auf Ihrer Seite eine SMIME-Zertifikat oder ein PGP-Schlüssel notwendig. Primär setzt der Wohnungsverein auf die Verschlüsselung per SMIME-Zertifikate Zusätzliche benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel des Empfängers Ihrer Mail. Dieser wird bei unseren Mails automatisch mit angefügt. Sollte er Ihnen noch nicht vorliegen, bitten Sie den Empfänger doch um Zusendung einer signierten Mail, dann sollte der öffentliche Schlüssel angehängt sein. Anschließend können Sie E-Mails mit Ihrem Mailprogramm prinzipiell als verschlüsselte E-Mails verschicken. Es ist zu beachten, dass eingescannte und ursprünglich auf Papier vorhandene Dokumente – auch mit Unterschrift – lediglich Kopien darstellen und nicht das unter Umständen erforderliche Einsenden der Originalunterlagen ersetzen.

Formate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an den Wohnungsverein Hagen versenden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

  • Adobe Portable Document Format (.pdf), jedoch ausschließlich unverschlüsselt
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASCII (.txt)
  • Textdateien im Format Comma-separated values (.csv)
  • Bilddateien im Joint Picture Export Group Format (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Windows Bitmap Format (.bmp)
  • Bilddateien im Graphic Interchange Format (.gif)
  • Bilddateien im Portable Network Graphic (.png)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

ZIP-Dateien werden nur ohne Passwortschutz und nicht selbstextrahierend akzeptiert. Der Inhalt muss ebenfalls den hier genannten Vorgaben entsprechen. Die Größe von E-Mailtext inklusive angehängter Dateien darf 20 MB nicht überschreiten.

Verfahrensablauf

Regeln zur E-Mail-Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die oben genannten E-Mailadressen senden. Dazu benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel des Empfängers. Diesen bekommen Sie automatisch mit jeder Mail aus dem Wohnungsverein als Anhang mitgeliefert. Möchten Sie an Empfänger E-Mails verschicken, zu denen bislang noch kein E-Mailkontakt bestand, bitten Sie diese Person um Zusendung einer einfachen Mail inkl. digitaler Mailsignatur.

Gegebenenfalls zu importieren – wenn noch nicht vorhanden – sind die Zertifikat des Herausgebers unseres SMIME-Zertifikate, der DGN (Deutsches Gesundheitsnetz). Nur damit kann eine lückenlose Prüfung der Zertifikatskette durchgeführt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass mittels dieser Zertifikate E-Mail-Adressen validiert werden können. Die Zertifikate können über die DGN Webseite bezogen werden.

Hier der direkte Link zum Root-Zertifikat direkt von DGN und der Link zum Zwischenzertifikat, ebenfalls direkt von DGN.
Übrigens: bei der DGN können Sie als Privatperson und auch als Firma kostenfreie SMIME-Zertifikate beantragen.

Fügen Sie diese Zertifikat Ihrem E-Mail-Programm (also Outlook, Outlook Express, Thunderbird, etc.) oder Ihrer zentralen Maillösung hinzu.

Damit auch wir Ihnen verschlüsselte Mails zukommen lassen können, benötigen auch wir Ihre digitale Signatur. Bitte schicken Sie uns daher vorab auch eine digital signierte E-Mail. Unsere zentrale Maillösung wird den öffentlichen Schlüssel davon automatisch importieren und für die weitere Kommunikation verwenden.

Da es dem Wohnungsverein Hagen nur um Mailverschlüsselung und nicht um den Ersatz einer Unterschrift geht, sind sog. Class-1-Zertifikate ausreichend.






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Notdienste

In besonders dringenden Notfällen können Sie sich außerhalb unserer Geschäftszeiten, auch am Wochenende, an folgende Notrufnummern wenden:

Störung der Heizung
Tel. 02331 / 9888-181

Wasserrohrbrüche
Tel. 02331 / 9888-182

Stromausfälle
Tel. 02331 / 9888-183

Störung des Kabel-Fernsehempfangs
Tel. 02331 / 9888-184

Funktionsstörung am Türschloss
Tel. 02331 / 9888-185

Rohrverstopfungen
Tel. 02331 / 9888-186

Störungen des Rauchwarnmelders
Tel. 02331 / 9888-187

So erreichen Sie uns

Unsere Öffnungszeiten

Sie erreichen uns telefonisch:
Montag–Mittwoch: 7:30–12:15 und 13:00–16:00 Uhr
Donnerstag: 7:30–12:15 und 13:00–18:00 Uhr
Freitag: 7:30–12:30 Uhr
Montag–Donnerstag: 12:15–13:00 Uhr ist das Verwaltungsgebäude geschlossen
Samstag und Sonntag: Anrufbeantworter

Besuchen Sie uns ab dem 01.07.2021 wieder persönlich:
Montag–Mittwoch: 10:00–12:00 und 13:00–15:30 Uhr
Donnerstag: 10:00–12:00 und 13:00–17:30 Uhr
Freitag: 10:00–12:00 Uhr
Montag–Donnerstag: 12:15–13:00 Uhr ist das Verwaltungsgebäude geschlossen

Oder kontaktieren Sie uns telefonisch, per E-Mail oder postalisch.

Bitte beachten Sie:

Unser Geschäftsgebäude ist weiterhin für unsere Kunden geöffnet. Der Zutritt ist jedoch mit einer FFP2 Maske möglich.

Kontaktieren Sie uns via E-Mail

Bewerbungen

bewerbung[at]wohnungsverein.de
Sie möchten sich initiativ oder auf eine Stellenausschreibung bewerben.

Mitgliedschaft

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Sie haben Fragen zu Ihrer Mitgliedschaft.

Finanzen

team_mietenbuchhaltung[at]wohnungsverein.de
Sie haben Fragen zu Ihrer Betriebskostenabrechnung, zu Ihrem Mietkonto oder möchten Ihre Bankverbindung ändern.

Wohnungsverwaltung

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Sie sind auf Wohnungssuche, haben ein Anliegen rund um
Ihren Mietvertrag oder möchten sich beschweren.

Technik & Reparaturen

team_technik[at]wohnungsverein.de
Sie haben ein technisches Anliegen bzw. Fragen zu Reparaturen,
Ausstattung der Wohnung, Gartenpflege, Müllentsorgung oder Rauchwarnmeldern.

Zentrale

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Für Ihre Anliegen, die nicht den o. g. Themenbereichen zugeordnet werden können.